La disciplina della conservazione digitale alla luce delle innovazioni introdotte dal correttivo cad

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conservazione digitale
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Prima di soffermarmi sulle innovazioni introdotte dal c.d. decreto correttivo C.A.D., ritengo doverosa una breve premessa sul processo di archiviazione e conservazione digitale al fine di rendere più fruibile l’argomento in esame.

L’archiviazione digitale è un procedimento attraverso il quale si memorizza su un supporto informatico (per esempio un CD o un DVD) un documento cartaceo (opportunamente digitalizzato) o elettronico. La conservazione sostitutiva, invece, garantisce la reperibilità, l’integrità, l’affidabilità, l’autenticità e la leggibilità di documenti immagazzinati in formato digitale attraverso l’utilizzo di una firma digitale e di una marca temporale.

L’utilizzo congiunto di questi strumenti attribuisce valore legale, sicurezza nonché autenticità in ordine alla provenienza del documento assicurando così la sua immutabilità nel tempo. Il legislatore, considerato la rilevanza di tali servizi, ha ritenuto che solo determinati soggetti accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) potessero esercitare l’attività di Conservatore digitale.

Il  codice dell’amministrazione digitale (CAD) emanato nel 2005, tuttavia, non si armonizzava con concetti nuovi, quasi sconosciuti a quel tempo, quali ad esempio l’identità digitale, quelli introdotti dal GDPR o dal regolamento europeo eIDAS che disciplina e fornisce la base normativa a livello europeo per i servizi di conservazione digitale. Questo ultimo punto è stato oggetto della riforma portata avanti dal Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione Maria Anna Madia in quanto si rendeva necessario creare mezzi di controllo più efficaci per garantire una corretta conservazione dei documenti digitalizzati. Prima del correttivo, l’AgID poteva svolgere un controllo solo formale sull’autodichiarazione fornita dal Conservatore.

Per ottemperare a queste necessità il Consiglio dei Ministri l’11 dicembre scorso ha approvato in esame preliminare il testo del c.d. decreto correttivo C.A.D., il quale si pone l’obiettivo di creare un elenco di Conservatori affidabili e “certificati” sulla base di requisiti che non siano semplicemente formali, quali il mero accreditamento, ma che si fondi su un controllo di merito sui requisiti dei Conservatori. Il novellato art. 32 bis, comma 1 CAD, proprio in merito alle verifiche di conformità conferisce all’AgID il potere di irrogare sanzioni ai conservatori accreditati che abbiano violato gli obblighi derivanti dal Regolamento eIDAS o dal CAD, relativamente alla prestazione di servizi. Le predette sanzioni possono variare da un minimo di 40.000 euro ad  un massimo di 400.000 euro in relazione alla gravità della violazione e all’entità del danno provocato agli utenti, fermo restando il risarcimento del maggior danno subito. Nelle fattispecie particolarmente gravi l’AgID può addirittura disporre la cancellazione del soggetto dall’elenco degli agenti qualificati. Tali sanzioni verranno irrogate dal Direttore generale dell’AgID, sentito il Comitato di indirizzo.

L’opera di adeguamento alla normativa europea d’altronde era già iniziata a marzo 2017, quando l’AgID con un’informativa inviata a tutti i soggetti presenti nell’elenco dei Conservatori accreditati sanciva l’obbligo di presentazione dell’attestato di conformità per i Responsabili della Conservazione.

Il suddetto obbligo scatterà in modo differito per i diversi soggetti accreditati, invero, per quelli accreditati entro il 30 aprile 2015 il termine ultimo è scaduto il 31 ottobre 2017; per i soggetti accreditati dal 1 maggio 2015 al 31 gennaio 2016 il termine finale scadrà il 31 gennaio 2018; ed infine per i soggetti accreditati dopo il 1 febbraio 2016 l’ultimo giorno utile sarà il 30 aprile 2018. Per evitare che il controllo si riduca ad un mero accertamento formale è stato previsto un doppio binario d’indagine.

Dapprima si procederà ad un controllo della documentazione in possesso del soggetto accreditato quali i documenti depositati presso AgID ai fini della qualificazione o dell’accreditamento nonché dai relativi documenti di riscontro così come previsto dalla normativa di settore. In un secondo momento, invece, il certificatore effettuerà un’ispezione presso la sede del soggetto accreditato basandosi, oltre che sulla documentazione sopraindicata, su apposite check-list in cui sono elencati i principali requisiti contenuti nella normativa di rifermento ai quali rapportarsi nella valutazione finale.

Pertanto proprio come auspicato, il controllo non sarà più soltanto formale ma coinvolgerà anche le figure di rifermento, i processi, i sistemi nonché le infrastrutture utilizzate dal Conservatore al fine di costatare l’effettiva adeguatezza, attraverso visite programmate che si ripeteranno con cadenza annuale ma anche con controlli estemporanei finalizzati alla ricerca di eventuali dichiarazioni mendaci rese allo scopo di ottenere l’accreditamento senza avere i requisiti necessari per poterlo ottenere.

La normativa prevede che la visita debba essere preceduta da un breve preavviso di massimo di 5 giorni fatto all’Azienda. Le contestazioni che l’AgID può muovere al soggetto durante l’ispezione sono di tipi: gravi (in questa ipotesi il conservatore ha 7 giorni di tempo per provare di aver corretto l’irregolarità), medie (il conservatore, in questo caso, ha 30 giorni di tempo per provare di aver corretto l’irregolarità), minore (il conservatore ha 90 giorni per provare di aver corretto l’irregolarità).

Qualora il Conservatore non ottemperi ai propri obblighi scatterebbe l’applicazione delle sanzioni su indicate da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale.

Anche se molto è stato fatto restano alcune note dolenti: forse la più importante tra queste è che il CAD nulla prevede in merito a provvedimenti volti a verificare ed eventualmente sanzionare la cattiva condotta delle P.A., che produce una grande mole di documenti digitali di cui è previsto l’obbligo di conservazione, ma dei quali viene effettuata una “semplice” archiviazione documentale.

Tale comportamento può comportare la perdita del valore probatorio del documento o addirittura il mancato reperimento dello stesso. Per ovviare a questa problematica gli esperti del settore ritengono necessaria una modernizzazione dell’apparato informatico statale e una riqualificazione del personale.

Si auspica che le PA si dotino al più presto di un sistema di archiviazione e conservazione digitale all’avanguardia così da colmare il “GAP tecnologico” che ci separa dalle amministrazioni europee.

Mi chiamo Benedetta Greco, nel 2013 mi sono laureata in giurisprudenza, presso l'università Federico secondo di Napoli, con tesi sulla definizione di terrorismo in diritto internazionale (di cui vado molto fiera). Ho collaborato come praticante avvocato abilitato per diversi Studi legali e nel 2016 dopo tre anni di gavetta ho superato con successo l'esame di abilitazione alla professione forense. Le mie esperienze professionali si estendono anche al piano della didattica: nel 2014 ho diretto dei moduli riguardanti la “Legislazione commerciale” e “ Legislazione fiscale” nell'ambito di un corso sui “Requisiti professionali per il commercio” nonché un modulo sui “Riferimenti normativi e legislativi in ambito socio sanitario” rientrante nel corso di studi per l’acquisizione dell’attestato di Operatore socio sanitario.