Titolare del trattamento dei dati personali, cosa cambia e cosa bisogna di sapere

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titolare del trattamento dei dati personali
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Il titolare del trattamento dei dati personali è, a norma dell’art. 41f del codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003, cosiddetta Legge sulla privacy), «la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento dei dati personali ed agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza».

La funzione fondamentale del titolare del trattamento dei dati personali non è quella di gestire direttamente i dati personali dell’interessato, compito che generalmente spetta al Responsabile del trattamento dei dati; è piuttosto quella di comunicare con l’interessato (ossia la persona fisica cui si riferiscono i dati personali) e con il Garante per la protezione dei dati personali.

Il Regolamento europeo sulla privacy (General Data Protection Regulation) che entrerà in vigore l’anno prossimo (maggio 2018) introduce la possibilità per il responsabile del trattamento di nominare un altro responsabile in caso di relazioni contrattuali “multilivello” sottostanti al trattamento di dati personali.

Si segnalano alcune delle principali novità introdotte dal regolamento rispetto alle quali sono suggeriti possibili approcci in modo da arrivare all’appuntamento del 25 maggio 2018 con le idee più chiare.

Il regolamento conferma che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica; i fondamenti di liceità del trattamento sono indicati all’art. 6 del regolamento e coincidono, in linea di massima, con quelli previsti attualmente dal Codice privacy – d.lgs. 196/2003 (consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati).

– Per i dati “sensibili” (si veda art. 9 regolamento) il consenso DEVE essere “esplicito”; lo stesso dicasi per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione – art. 22).

– NON deve essere necessariamente “documentato per iscritto”, né è richiesta la “forma scritta”, anche se questa è modalità idonea a configurare l’inequivocabilità del consenso e il suo essere “esplicito” (per i dati sensibili); inoltre, il titolare (art. 7.1) DEVE essere in grado di dimostrare che l’interessato ha prestato il consenso a uno specifico trattamento.

 – Il consenso dei minori è valido a partire dai 16 anni; prima di tale età occorre raccogliere il consenso dei genitori o di chi ne fa le veci.

 – DEVE essere, in tutti i casi, libero, specifico, informato e inequivocabile e NON è ammesso il consenso tacito o presunto (no a caselle pre-spuntate su un modulo).

– DEVE essere manifestato attraverso “dichiarazione o azione positiva inequivocabile” (per approfondimenti, si vedano considerando 39 e 42 del regolamento).

Informativa

I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del regolamento e in parte sono più ampi rispetto al Codice. In particolare, il titolare DEVE SEMPRE specificare i dati di contatto del RPD-DPO (Responsabile della protezione dei dati-Data Protection Officer), ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti.

Diritti degli interessati

Il termine per la risposta all’interessato è, per tutti i diritti (compreso il diritto di accesso), 1 mese, estendibili fino a 3 mesi in casi di particolare complessità; il titolare deve comunque dare un riscontro all’interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di diniego.

Spetta al titolare valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire l’ammontare dell’eventuale contributo da chiedere all’interessato, ma soltanto se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive, a differenza di quanto prevedono gli art. 9, comma 5, e 10, commi 7 e 8, del Codice, ovvero se sono chieste più “copie” dei dati personali nel caso del diritto di accesso; in quest’ultimo caso il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti. Il riscontro all’interessato di regola deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere dato oralmente solo se così richiede l’interessato stesso.

Il regolamento:

– disciplina la contitolarità del trattamento (art. 26) e impone ai titolari di definire specificamente (con un atto giuridicamente valido ai sensi del diritto nazionale) il rispettivo ambito di responsabilità e i compiti con particolare riguardo all’esercizio dei diritti degli interessati, che hanno comunque la possibilità di rivolgersi indifferentemente a uno qualsiasi dei titolari operanti congiuntamente;

– fissa più dettagliatamente (rispetto all’art. 29 del Codice) le caratteristiche dell’atto con cui il titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti: deve trattarsi, infatti, di un contratto (o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale) e deve disciplinare tassativamente almeno le materie riportate al paragrafo 3 dell’art. 28 al fine di dimostrare che il responsabile fornisce “garanzie sufficienti” – quali, in particolare, la natura, durata e finalità del trattamento o dei trattamenti assegnati, le categorie di dati oggetto di trattamento, le misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e, in via generale, delle disposizioni contenute nel regolamento;

– consente la nomina di sub-responsabili del trattamento da parte di un responsabile (si veda art. 28, paragrafo 4), per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano titolare e responsabile primario; quest’ultimo risponde dinanzi al titolare dell’inadempimento dell’eventuale sub-responsabile, anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l’evento dannoso “non gli è in alcun modo imputabile”.

– prevede obblighi specifici in capo ai responsabili del trattamento, in quanto distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari. Ciò riguarda, in particolare, la tenuta del registro dei trattamenti svolti (ex art. 30, paragrafo 2); l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (ex art. 32 regolamento); la designazione di un RPD-DPO.

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